PARTE DE SALIDA DIGITAL

El sistema se compone de los siguientes elementos:

• Hoja de cálculo de Google Drive que contiene los datos de las salidas autorizadas y registradas. Servirá de histórico de salidas del curso, por lo que debe estar compartida con la Dirección y/o la Jefatura de Estudios. Se recomienda concederles únicamente permisos de visualización en esta hoja pues es el núcleo del sistema y no conviene toquetearla.

• Formulario para enviar los datos a la hoja de cálculo. Se debe poner a disposición de los tutores o las personas que tengan atribuidas las funciones de autorizar las salidas del alumnado.

• Una hoja de cálculo que muestra únicamente las salidas del día de HOY y deberá ser compartida con las personas que autorizan la salida del centro (típicamente los conserjes o similar). Accediendo a esta hoja podrán comprobar que el alumno tiene autorización por parte del tutor para salir del centro, la hora de salida y la persona que ha autorizado la salida. Por medio de un enlace podrán registrar el momento de la salida del alumno. En este mismo archivo se encuentra también un gráfico de tabla, pensado para ser incrustado en un site tipo intranet para el profesorado, de forma que se pueda consultar por parte del profesorado el listado del alumnado que ha salido HOY del centro.

• Dos scripts que permite que en la conserjería del centro registren el momento de la salida del centro y añadan algunas observaciones tras comprobar que el alumno o alumna tiene permiso para salir y quién le ha autorizado.

1º Crea una carpeta para la herramienta

Es conveniente que guardes la copia en una carpeta de Drive junto con el resto de archivos del banco. Serán al menos 4 archivos.

Al realizar la copia verás que se ha copiado también el formulario "Copia de Parte de Salida Digital SJ Tools". Busca en "Mi Unidad" si no lo ves en la carpeta donde has guardado la hoja de cálculo.. Los nombres de los alumnos no coinciden, pero esto lo resolveremos más tarde. Mueve el formulario a la carpeta que has creado en el paso 1.

Dentro de la hoja de cálculo verás que hay varias hojas (pestañas) y que cada una tiene un color. En las de color rojo deberás incorporar los listados de alumnos y grupos. Los datos que aparecen en la plantilla debes borrarlos, son únicamente un ejemplo para que sepas como rellenarlo. En la de color verde "Config" realizaremos alguna configuración posteriormente.

3º Carga la lista de alumnos y grupos como opción de respuesta en el formulario

Una vez hemos introducido la lista de alumnos de la pestaña "Alumnado", debemos cargarlos como opción en el formulario. En realidad podríamos ingeniárnoslas para que la lista de alumnos se lea de una hoja de alumnado general que se mantenga de forma más o menos automática, pues en caso de cambios de grupo, altas o bajas, necesitaremos que esta hoja "Alumnado" se mantenga actualizada. Lo mismo ocurre con los correos y los nombres de los tutores, susceptibles de cambios durante el curso.

Para cargar la lista de alumnado y grupos como respuesta de formulario puedes usar el complemento Form Ranger o bien usar un script que ya está incorporado en la hoja de cálculo que cargará los alumnos y los grupos automáticamente como respuestas en el formulario. Si quieres usar este script, tienes que abrir el menú de Herramientas / Editor de Secuencias de comandos y darle al botón de ejecutar. Tras conceder los permisos, podrás comprobar como se han cargado los listados de alumnado y grupos en el formulario asociado a la hoja.

4º Copia, adapta y publica los scripts

Para que en conserjería puedan registrar la salida sin opiniones y puntuar los recursos, tendrás que crear copia de 2 scripts. El primero servirá para presentar el formulario de valoración y el segundo para recoger la puntuación e insertarla en la hoja de cálculo.

Empezaremos modificando el Script 2.

Debes cambiar la 3ª línea, donde se indica la dirección de la hoja de cálculo. Debes indicar la dirección de tu hoja de cálculo (la que has creado en el paso 2).

Ahora puedes acceder a la página "cerrar.html" y modificar la línea 7 para incluir la imagen o logo del centro. Previamente, tendrás que subir el logo a la carpeta, dar permisos de visualización a la organización y cambiar el ID del archivo de la imagen (subrayado en rojo)

Modificamos ahora el Script 1.

Abrimos el script y en la página registro.html buscamos las siguientes líneas:

• Línea 19. Igual que hemos hecho con el script 2, aquí puedes cambiar si lo deseas el logo de PSD por el de tu escuela. Sustituye el ID de la imagen de Drive por el tuyo. Recuerda que la imagen debe tener permisos de visualización públicos.

• Línea 22. Aquí pegaremos la URL de la aplicación web del script 2.

• Líneas 24,25 y 26. Podremos configurar las opciones que podrá marcar conserjería al registrar la salida. Observa que tienes que cambiar tanto el "value" como la "label" pues la etiqueta (label) es el texto que se muestra en pantalla, pero el valor es el que se almacenará en la hoja del Parte de salida digital.

Tras la adaptación del script 1, lo publicaremos de la misma forma que hemos publicado el script 2. Copiaremos la URL de la webapp que se genera pues la vamos a usar en el siguiente paso.

5º Vincula el script en la hoja de cálculo "Parte de Salida digital"

Finalmente, debes pegar la URL de la webapp generada con el script 1 en la celda B4 de la hoja "Config" .

6º Creamos el panel de registro de salidas HOY para conserjería

7º Probamos el funcionamiento

Es el momento de realizar la primera prueba. Accede al formulario y crear el primer parte de salida completando los datos y enviando el formulario. Verifica que el listado de alumnos y grupos está completo. Elige que la salida sea HOY para comprobar que el panel de registro funciona bien. Si has puesto correos de tutores, avisa al tutor correspondiente que le va a llegar un correo de prueba del parte de salida digital.

Ahora accederemos al panel de registro y si todo ha ido bien, debería aparecerte el parte de salida que has enviado. Hazte pasar por el conserje y haz clic en el enlace que indica "Registrar". Debería ejecutarse la webapp generada por los scripts.

Observa en la siguiente imagen como en la hoja de "Registro salidas HOY" aparece registrada la salida en conserjería y el enlace para registrar la salida ha desaparecido.

La hoja de registro de salida la compartiremos con las personas de conserjería (o las quue tengan que registrar las salidas) pero únicamente les daremos permisos de visualización pues serán los scripts los que guarden los datos sin que en conserjería tengan que editar ninguna hoja de cálculo. En cualquier caso, quedará almacenado el correo de la persona que registra la salida.

8º Panel para la Intranet de profesorado

Si lo deseas puedes insertar el gráfico de la hoja "Panel" en el site del profesorado. Esto nos permitirá ver en tiempo real las salidas que se han realizado el día de hoy. En sites elige Insertar Gráficos y selecciona la hoja de cálculo "Registro de salidas HOY".

Quedará algo similar a esta imagen: